Χρήση IMAP με αρχειοθέτηση offline

Το πρόβλημα χωρητικότητας που αντιμετωπίζει ένας χρήστης email, το οποίο συναντάμε αρκετά συχνά, αφορά τη χωρητικότητα που καταλαμβάνει η αλληλογραφία του στον server, ειδικότερα αν γίνεται χρήση του πρωτοκόλλου IMAP. Η χωρητικότητα αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου και η αρχειοθέτηση των email γίνεται αποκλειστικά και μόνο στον server.

Τι είναι το IMAP;

Το IMAP (Internet Message Access Protocol) επιτρέπει στους χρήστες να διαχειρίζονται τα email σε απόλυτο συγχρονισμό με τον mail server. Τα email παραμένουν αποθηκευμένα στον Server, και οι αλλαγές που κάνει ο χρήστης συγχρονίζονται με τον server (π.χ. ανάγνωση, διαγραφή, ταξινόμηση σε φακέλους). Αυτή η μέθοδος είναι εξαιρετικά αποδοτική αν ο χρήστης χρησιμοποιεί περισσότερες από μια συσκευές (π.χ. υπολογιστής, tablet, κινητό τηλέφωνο). Σε αυτή την περίπτωση οποιαδήποτε ενέργεια (π.χ. αποστολή email, διαγραφή, αποθήκευση πρόχειρου) εμφανίζεται το ίδιο σε όλες τις συγχρονισμένες συσκευές.

Πρόβλημα χωρητικότητας

Η χωρητικότητα του server να αυξάνεται συνεχώς ειδικότερα στις περιπτώσεις χρήσης IMAP. Με την πάροδο του χρόνου, τα email μας συσσωρεύονται, αυξάνοντας τον αποθηκευτικό χώρο που καταλαμβάνουν. Το πρωτόκολλο IMAP λειτουργεί διατηρώντας τα email μόνιμα στον server και προκειμένου να διατηρηθεί η χωρητικότητα στον server  (η οποία είναι πεπερασμένη) σε ικανοποιητικά επίπεδα, ο χρήστης θα πρέπει να διαγράψει  παλιά email, να διαγράψει email με μεγάλα συνημμένα αρχεία, να διαγράψει τα πρόχειρα μηνύματα (drafts) και φυσικά να καθαρίζει ανά τακτά χρονικά διαστήματα τους φακέλους ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Ορισμένοι χρήστες ή οργανισμοί αρχειοθετούν τα email τους διατηρώντας τα στον server για μακροπρόθεσμη πρόσβαση, γεγονός που οδηγεί σε συνεχή αύξηση της χρήσης του αποθηκευτικού χώρου. Η συγκεκριμένη τακτική μπορεί να κρύβει επιπλέον κινδύνους που αφορούν την ασφάλεια των δεδομένων μας.

Κατέβασμα email τοπικά
Στο παρακάτω βίντεο μπορείτε να δείτε τις οδηγίες ρύθμισης του Outlook για χρήση IMAP και ταυτόχρονη αρχειοθέτηση των παλιότερων email σας σε φακέλους που διατηρούνται εκτός server (τοπικά στον υπολογιστή σας).