Γιατί τα email μου πάνε στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία;

Ένα συχνό ερώτημα που δεχόμαστε από τους συνεργάτες μας με φιλοξενίες ιστοσελίδων είναι γιατί τα email πάνε στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Η απάντηση στο ερώτημα αυτό δεν είναι απλή, καθώς υπάρχουν πολλοί λόγοι που μπορεί να συμβαίνει αυτό. Σε κάποιες περιπτώσεις η λύση του προβλήματος δεν είναι εφαρμόσιμη την ίδια στιγμή και ενδέχεται να χρειαστεί λίγος χρόνος μέχρι να εφαρμοστεί ή λύση.

Πλέον οι επιθέσεις στο διαδίκτυο είναι συχνές, επικίνδυνες και εξελίσσονται διαρκώς. Η ανεπιθύμητη αλληλογραφία που διακινείται στο διαδίκτυο αυτή τη στιγμή είναι 85% του συνόλου. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι αν κατά μέσο όρο λαμβάνετε 20 emails κάθε μέρα, τα 17 είναι ανεπιθύμητα. Φυσικά τα εργαλεία εντοπισμού ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι πλεόν αρκετά εξυπνότερα, αλλά σε αυτό μπορεί να οφείλεται και ο λόγος για τον οποίο μπορεί τα email σας να καταλήγουν στο φάκελο των ανεπιθύμητων του παραλήπτη. Γιατί γίνεται αυτό; Γιατί πιθανόν τα email σας αναγνωρίζονται (ελπίζουμε ψευδώς) ως ανεπιθύμητα.

Πόση ακρίβεια μπορεί να έχουν τέτοια αυτόματα συστήματα; Αυτό είναι ένα ζήτημα που απασχολεί πολλούς απλούς χρήστες (και προγραμματιστές) που βλέπουν τα email τους να μην παραδίδονται ή να καταλήγουν στους φακέλους ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (junk ή spam) της εκάστοτε εφαρμογής. Άρα εσείς μπορεί να στείλετε το τιμολόγιο στον πελάτη σας αλλά ο πελάτης δεν το λαμβάνει ή δεν το διαβάζει γιατί το μήνυμα σας καταλήγει στον φάκελο των ανεπιθύμητων.

Πως γίνομαι ανεπιθύμητος αποστολέας;

Μερικοί λόγοι, που συναντάμε συνήθως, για τους οποίους μπορεί να θεωρηθείτε ανεπιθύμητος είναι:

• Η ιστοσελίδα σας στεγάζεται στον ίδιο server με κάποια άλλη ιστοσελίδα μέσω της οποίας αποστέλλεται μαζική αλληλογραφία. Σε αυτή την περίπτωση η IP που χρησιμοποιεί ή φιλοξενία του “γείτονα” και κατ’ επέκταση αυτή που χρησιμοποιείτε εσείς είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα τοποθετηθεί σε κάποια black list. Οι black lists λειτουργούν σαν φίλτρο στην αποστολή email και συνεπώς όλα τα email που θα σταλούν από τη γειτονική φιλοξενία και δυστυχώς και από τη δική σας φιλοξενία θα αποκλειστούν.
• Η ιστοσελίδα σας στεγάζεται στον ίδιο server που έχει εντοπιστεί κακόβουλο λογισμικό (όχι απαραίτητα στη δική σας φιλοξενία). Σε αυτή την περίπτωση μπορεί η online φήμη σας να χειροτερέψει και άρα τα email σας να παραδίδονται στα ανεπιθύμητα πολύ συχνότερα από παλιά. Το συγκεκριμένο πρόβλημα δεν επηρεάζει την πλοήγηση των επισκεπτών της σελίδας σας, αλλά ενδέχεται να υποβαθμιστεί το SEO (search engine optimisation), με αποτέλεσμα να χειροτερέψει η οργανική κατάταξη σας στις μηχανές αναζήτησης.
• Tο email σας μπορεί να περιέχει συγκεκριμένες λέξεις, φράσεις ή μορφοποίηση που συνήθως σχετίζονται με ανεπιθύμητα μηνύματα, μπορεί να ενεργοποιήσει τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Αποφύγετε τη χρήση υπερβολικών κεφαλαίων, θαυμαστικών ή φράσεων που χρησιμοποιούνται συνήθως σε ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η κακή κωδικοποίηση HTML, οι κατεστραμμένοι σύνδεσμοι ή η υπερβολική χρήση εικόνων στα email σας μπορεί να ενεργοποιήσουν φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι το πρότυπο email σας είναι καλά σχεδιασμένο, φιλικό προς κινητά και περιλαμβάνει σωστή ισορροπία κειμένου και εικόνων.
• Ένα τεχνικό ζήτημα που συνήθως επιλύεται σε επίπεδο παρόχου και όχι σε επίπεδο χρήστη είναι ο έλεγχος ταυτότητας email. Η σωστή διαμόρφωση των πρωτοκόλλων ελέγχου ταυτότητας του email σας, όπως το SPF (Sender Policy Framework), το DKIM (DomainKeys Identified Mail) και το DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) μπορεί να βοηθήσει στον καθορισμό της αυθεντικότητας του email σας και στη βελτίωση της παράδοσης.
• Εάν οι παραλήπτες σας επισημαίνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως ανεπιθύμητα ή δεν αλληλεπιδρούν με αυτά (π.χ. δεν τα ανοίγουν ή τα διαγράφουν), οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να αρχίσουν να φιλτράρουν τα μηνύματά σας.
• Διαχείριση λίστας αλληλογραφίας: Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεγάλο αριθμό παραληπτών ταυτόχρονα, βεβαιωθείτε ότι η λίστα αλληλογραφίας σας είναι ενημερωμένη και περιέχει έγκυρες διευθύνσεις email. Η αποστολή email σε ανενεργές ή ανύπαρκτες διευθύνσεις μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη φήμη σας.
• Αν η φιλοξενλια σας ή ακόμα περισσότερο το domain σας μόλις έχει δημιουργηθεί δεν είναι ξεκάθαρο για τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας αν πρόκειται για κάποιον spammer που μόλις δημιούργησε ένα μηχανισμό αποστολής ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή αν πρόκεται για κάποιον νόμιμο χρήστη, όπως εσείς.

Μαζική αποστολή emails

Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε το email που έχει δημιουργηθεί στον server σας για αποστολή μαζικής αλληλογραφίας (δηλαδή περισσότερα από 50 email/ώρα). Για να στείλετε μαζικά αλληλογραφία, σας προτείνουμε τη χρήση των πολύ καλών εργαλείων αποστολής email όπως το mailchimp.com

Πως βοηθάμε τους συνεργάτες μας;

Με την αγορά την νέας σας φιλοξενίας ιστοσελίδας, έχετε ήδη προεγκατεστημένες τις βέλτιστες ρυθμίσεις και τη σωστή διαμόρφωση των πρωτοκόλλων ελέγχου ταυτότητας. Το προσωπικό μας ελέγχει αυτόματα και χειροκίνητα τα αρχεία των ιστοσελίδων σας για να προλάβουμε εγκατάσταση κακόβουλου λογισμικού (που είναι αρκετά συχνό).
Ο έλεγχος και η απομάκρυνση της IP από τις black lists γίνεται αποκλειστικά από εμάς, χωρίς καμία ενόχληση προς την πλευρά του συνεργάτη μας.